Il gruppo di miglioramento seguirà una metodologia strutturata suddivisa in quattro fasi principali.
Fase 1 – Contestualizzazione e allineamento (Mesi 1-2)
• Obiettivo: Condividere il contesto clinico-organizzativo di partenza e allineare il team multidisciplinare sui principi del modello Treat & Extend, sugli obiettivi del progetto e sulle modalità operative del Gruppo di Miglioramento.
• Attività:
o Presentazione del progetto, dei partecipanti e delle finalità del Gruppo di Miglioramento.
o Condivisione del contesto clinico-assistenziale del centro e delle esperienze pregresse sul modello T&E.
o Allineamento del team (oculista, ortottista, infermiere) sui principi del Treat & Extend e sul ruolo del follow-up nel continuum assistenziale.
o Definizione delle modalità operative del GdM, degli strumenti di lavoro e delle modalità di raccolta delle informazioni.
• Ruolo del tutor: supporta il coordinatore nella strutturazione del percorso di miglioramento, facilita la condivisione del contesto organizzativo e delle pratiche in uso, contribuisce alla definizione del perimetro di osservazione e dei primi indicatori descrittivi di processo, compila il diario di lavoro digitale per documentare lo stato d’avanzamento della fase, validato dagli altri membri del team multidisciplinare.
Fase 2 – Analisi delle pratiche correnti (Mesi 3-4)
• Obiettivo: analizzare l’applicazione reale del modello Treat & Extend nel centro, con particolare riferimento all’organizzazione del follow-up, alla gestione delle informazioni e all’integrazione tra le figure professionali coinvolte.
• Attività:
o Analisi delle modalità operative con cui viene applicato il T&E nella pratica quotidiana.
o Valutazione dell’organizzazione del follow-up dei pazienti con maculopatia.
o Analisi delle modalità di raccolta, registrazione e utilizzo delle informazioni.
o Individuazione delle principali criticità, gap organizzativi e aree di miglioramento.
• Ruolo del tutor: guida il gruppo nell’analisi strutturata dei processi clinico-organizzativi, supporta l’identificazione delle criticità e delle variabilità applicative, raccoglie e sintetizza le informazioni emerse, compila il diario di lavoro digitale per documentare lo stato d’avanzamento della fase, validato dagli altri membri del team multidisciplinare.
Fase 3 – Confronto multidisciplinare e implementazione delle azioni di miglioramento (Mesi 5-8)
• Obiettivo: favorire il confronto strutturato tra le diverse figure professionali per condividere le criticità emerse, individuare soluzioni operative comuni coerenti con il modello Treat & Extend e applicare nella pratica clinico-organizzativa le soluzioni di miglioramento concordate, ottimizzando i flussi di lavoro e rafforzando la continuità assistenziale.
• Attività:
o Discussione collegiale delle criticità emerse nella fase di analisi.
o Condivisione dei diversi punti di vista di oculista, ortottista e infermiere.
o Identificazione delle soluzioni organizzative e operative più appropriate.
o Definizione e implementazione delle azioni di miglioramento concordate dal Gruppo di Miglioramento.
o Introduzione e utilizzo del diario di lavoro digitale come strumento di monitoraggio del percorso.
o Ottimizzazione dei flussi di lavoro e della comunicazione interna tra le figure del team.
o Applicazione delle nuove modalità operative nella gestione del follow-up.
• Ruolo del tutor: facilita il confronto multidisciplinare e la comunicazione tra le diverse figure professionali, supporta il gruppo nella trasformazione delle criticità in azioni concrete di miglioramento e nella loro implementazione pratica, contribuisce alla formalizzazione delle soluzioni individuate, affianca il team durante l’implementazione, supportando l’utilizzo degli strumenti operativi e del diario di lavoro digitale, monitora l’aderenza alle soluzioni definite e raccoglie feedback dal gruppo, compila il diario di lavoro digitale per documentare lo stato d’avanzamento della fase, convalidato dagli altri membri del team multidisciplinare.
Fase 4 – Implementazione delle azioni di miglioramento (Mese 9)
• Obiettivo: valutare l’efficacia delle azioni di miglioramento implementate e consolidare un modello applicativo del Treat & Extend più uniforme ed efficiente.
• Attività:
o Monitoraggio descrittivo degli effetti delle modifiche introdotte sui processi organizzativi e clinici.
o Valutazione dell’efficacia del nuovo assetto organizzativo del percorso T&E.
o Analisi della qualità e della completezza dei dati raccolti.
o Condivisione delle best practice sviluppate e definizione di un modello applicativo consolidato.
• Ruolo del tutor: analizza le informazioni raccolte durante la sperimentazione, supporta il gruppo nella valutazione dei risultati raggiunti, redige il report finale del Gruppo di Miglioramento, includendo risultati, criticità superate e best practice, compila il diario di lavoro digitale per documentare lo stato d’avanzamento della fase, validato dagli altri membri del team multidisciplinare.
La formazione asincrona è concepita come un «laboratorio esperienziale» sempre accessibile e consultabile in qualsiasi momento durante il percorso. I contenuti sono strutturati in moduli brevi, “micro-pillole”, che combinano testo, immagini, animazioni e video di casi clinici reali, creando un’esperienza didattica coinvolgente e dinamica.
Modulo 1 – Comprendere le logiche organizzative e clinico-funzionali del modello Treat & Extend (T&E).
Modulo 2 – Riconoscere i principali pattern diagnostici utili al follow-up nel percorso T&E.
Modulo 3 – Condivisione di responsabilità, tempi, procedure e flussi interni.
Modulo 4 – Migliorare la comunicazione con il paziente e con i caregiver.
Modulo 5 – Riconoscere i sintomi e le situazioni che richiedono l’attivazione dell’oculista.
